第三方審核查記錄、內(nèi)審查記錄、日常檢查看記錄……，管理體系運(yùn)行結(jié)果和評(píng)價(jià)依據(jù)已經(jīng)很大程度上取決于記錄的檢查結(jié)果，因此很多建立管理體系的組織為了能滿(mǎn)足各種檢查的需要而去整理各種記錄，導(dǎo)致管理體系做成兩層皮，第三方審核前出現(xiàn)突擊補(bǔ)記錄的現(xiàn)象。當(dāng)然出現(xiàn)這種現(xiàn)狀的原因很多，比如：1）咨詢(xún)師、審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解死板；2）組織在建立體系時(shí)未能將標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換成符合自身特點(diǎn)的文件；3）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)體系不重視，內(nèi)部缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制；4）整個(gè)國(guó)家企業(yè)現(xiàn)狀，很多企業(yè)屬于粗放式管理，接受不了管理體系這種精細(xì)管理的模式等。上述原因在現(xiàn)階段很難能夠一下子、完整的解決，本人通過(guò)幾年的管理體系工作經(jīng)歷，在此提出一個(gè)能減少體系兩層皮的想法：重新設(shè)計(jì)、優(yōu)化記錄。希望對(duì)各認(rèn)證組織能有一點(diǎn)幫助，可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)： 

　　一：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)再去學(xué)習(xí)，梳理標(biāo)準(zhǔn)中明確要求的記錄

　　ISO系列標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)了世界發(fā)達(dá)國(guó)家、優(yōu)秀組織、資深專(zhuān)家等不同層次的管理精髓，因此一定有可取之處，但管理體系標(biāo)準(zhǔn)適用于各行各業(yè)、各種類(lèi)型的組織，因此在描述時(shí)不可能針對(duì)某一個(gè)行業(yè)或某一個(gè)活動(dòng)進(jìn)行具體的描述，僅是提出了某方面的通用要求，一個(gè)組織在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)首先梳理出這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)有哪些明確的記錄要求，對(duì)于未明確要求的應(yīng)根據(jù)組織實(shí)際情況適當(dāng)補(bǔ)充，例如ISO9001《質(zhì)量管理體系——要求》標(biāo)準(zhǔn)僅明確提出了21類(lèi)記錄，這些記錄組織在建立質(zhì)量管理體系時(shí)應(yīng)首先梳理出來(lái)，其他記錄可結(jié)合實(shí)際增加，而不是所有過(guò)程都必須有對(duì)應(yīng)的記錄來(lái)體現(xiàn)，認(rèn)證組織、咨詢(xún)師、審核員都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的再深入理解。

　　二：對(duì)現(xiàn)有記錄進(jìn)行優(yōu)化，重新設(shè)計(jì)，能制式的盡量制式，能合并的盡量合并

　　標(biāo)準(zhǔn)中所要求的“應(yīng)形成或保留。。。的記錄”，但到底是什么形式的記錄，標(biāo)準(zhǔn)不會(huì)也不能給出，這要靠組織結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行確定，比如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)6.2.2e)條款中要求“保持教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的適當(dāng)記錄”，很多組織在做培訓(xùn)時(shí)為了滿(mǎn)足內(nèi)、外審的要求就很死板的針對(duì)每次培訓(xùn)都整理了1）培訓(xùn)通知；2）培訓(xùn)大綱；3）培訓(xùn)簽到；4）培訓(xùn)試卷；5）培訓(xùn)成績(jī)單；6）培訓(xùn)記錄表；7）培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)表；8）培訓(xùn)總結(jié)等。這種做法固然規(guī)范，但如果所有培訓(xùn)都整理這些材料，就會(huì)讓培訓(xùn)組織部門(mén)厭倦了這項(xiàng)活動(dòng)，組織應(yīng)根據(jù)不同的培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式而去保留適當(dāng)記錄，比如組織了一次領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)，一個(gè)聲像資料即可；組織了一次外出取證培訓(xùn)，獲取的證書(shū)就是培訓(xùn)記錄；……；再如：針對(duì)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的7.2條款，組織為了體現(xiàn)招標(biāo)文件、投標(biāo)書(shū)、合同等階段的評(píng)審，設(shè)計(jì)了不同階段的評(píng)審記錄，并且每個(gè)項(xiàng)目均填寫(xiě)了評(píng)審記錄，但實(shí)際運(yùn)作中這些記錄都未真正在填寫(xiě)，那原因是什么呢？大家對(duì)記錄的形式理解有時(shí)片面了，如果這是一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)，每天都有幾十份訂單，每個(gè)訂單都去填寫(xiě)一份評(píng)審記錄，試想企業(yè)能不煩嗎？應(yīng)該對(duì)不同類(lèi)型的項(xiàng)目規(guī)定不同的評(píng)審方式，一般項(xiàng)目合同中主管領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)人員的簽字就是評(píng)審，重大項(xiàng)目可以通過(guò)會(huì)簽或者會(huì)議等形式組織，形成會(huì)議記錄或者評(píng)審記錄，也就是說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)7.2.2條款提出的“評(píng)審結(jié)果及評(píng)審所引起的措施的記錄應(yīng)予保持”沒(méi)有要求必須是“合同評(píng)審表”，我們可以是簽字、可以是會(huì)議記錄、可以是評(píng)審表等任何形式。

　　一個(gè)體系的建立、實(shí)施不是說(shuō)記錄越多越全越好，組織應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、結(jié)合企業(yè)自身狀況設(shè)計(jì)記錄，對(duì)現(xiàn)有的所有記錄進(jìn)行討論、評(píng)審、修改、優(yōu)化，能在一個(gè)記錄上體現(xiàn)的不做兩個(gè)表格，能制式的盡量制式（比如設(shè)備保養(yǎng)記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄等），記錄的設(shè)計(jì)是管理部門(mén)的職責(zé)，大部