做好目標分解提高管理效能
根據(jù)對組織經(jīng)營宗旨理解,制定出適宜的質量目標(總目標),通過對總目標的分解策劃,使組織在相關職能和層次上建立分解的質量目標,可以認為是將組織承受的市場競爭壓力分解到了相關職能和層次上。這樣,通過合理調配和利用資源,使組織的整體水平得到提高。但是,如何理解和制定質量目標呢?
質量目標的基本要求
質量目標應該與質量方針協(xié)調一致。質量方針是組織經(jīng)營宗旨和經(jīng)營戰(zhàn)略的組成部分,是理念化的,它要通過質量目標來具體化,因此,質量目標應該與質量方針協(xié)調一致。ISO9001:2000標準中,要求組織制定質量方針時“提供制定和評審質量目標的框架”正說明了這一點。我們常見到一些組織制定的質量方針中有“科學管理”、“顧客至上”等內容,但制定的質量目標卻沒有體現(xiàn)這些內容,導致了質量目標與質量方針的不一致、不協(xié)調;如果組織不以質量方針為框架來制定質量目標,就無法實現(xiàn)自己的質量方針。
質量目標應該是可測量的。ISO9001:2000標準要求“質量目標應是可測量的”,因為質量目標是質量方針具體化,是否實現(xiàn)質量方針,應該有量度的依據(jù),這就要求其是可進行測量和評價的。
質量目標應該體現(xiàn)持續(xù)改進。目標是預期的要求,是個測量點的量值(或系數(shù)),既有保持的目標,也有提高的目標。對于提高的目標就應該高于組織目前的實際水平(預期的要求),是應該通過努力后,去不斷接近,以使組織得到發(fā)展和提高。
質量目標應適宜,使組織通過實現(xiàn)質量目標的管理活動獲得效益。質量目標應該結合組織的實際,系統(tǒng)地考慮各環(huán)節(jié)的責任和效率,使目標適宜,并促進組織獲得最大效益。例如,某些常規(guī)工藝組裝成品的組織,將質量目標制定為成品合格率100%。出廠的成品應不應該是合格品?回答是肯定的。但是,經(jīng)過對數(shù)據(jù)進一步統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn),每一件合格成品平均耗費工時130%。這是由于不斷返工造成工時浪費,造成了單件成品成本的上升。如果將質量目標修定為:成品一次裝配合格率為90%,那么生產(chǎn)部門就感受到了壓力,通過這個壓力,促成生產(chǎn)部門進行改進,提高生產(chǎn)效率,結果使組織獲得了效益的持續(xù)增長。
通過分解策劃質量目標來實現(xiàn)質量目標
一般來說,導入ISO9001:2000標準的組織內部都知道在質量目標建立后,應把質量目標體現(xiàn)到組織的相關職能和層次上,經(jīng)過全員共同努力以達到質量目標。這就要求組織對質量目標進行分解策劃。對首次導入國際標準體系的組織來說,并不是件簡單的事。
例如,某國際貿易公司在建立ISO9001:2000質量管理體系時,制定了公司的年度質量總目標:1.合同按時完成率≥98%,2.顧客滿意度≥90%。該公司在制定質量目標時,按照前文所述,依據(jù)質量方針的要求使質量目標與質量方針達到了協(xié)調一致,并且其質量目標結合了貿易公司業(yè)務的特點;顧客滿意度指標結合了公司目前的資源配置現(xiàn)狀及當今社會應用支持性技術的水平。因此,質量目標的制定是充分和適宜的。按照公司質量手冊的要求,公司管理者代表對上述質量目標進行了分解,分別對合同及時評審率、采購及時完成率、對服務供方質量體系審核合格率、質量管理體系有效培訓、顧客滿意度調查率、顧客抱怨及時回復率做了具體的要求,并規(guī)定落實單位和檢查方案。管理者代表將公司總的目標分解成為公司各部門的年度目標。這就是質量目標的分解策劃過程,這些分解的質量目標,應該遵循ISO9001:2000關于質量體系系統(tǒng)性(如全員、全過程)等的原則,同時也應該結合公司的現(xiàn)狀,識別主要的、關鍵的過程控制點。換句話說,以上質量目標的分解策劃,取決于該公司的規(guī)模、服務方式、人員的素質等。因此,即便是做相同業(yè)務的另一家貿易公司,也因具體情況不同,而會造成質量目標的分解內容不同。
當然,我們不能因為完成了以上對總目標的分解,工作就結束了,公司各部門應將分解給自己部門的目標進行再分解策劃,體現(xiàn)到運作過程中去。通過對再分解策劃的目標的相關過程實施監(jiān)控,適時進行調整(甚至影響到資源的調配),才能保證完成部門的質量目標乃至公司總的質量目標。
總之,對質量目標進行分解策劃,組織應對分解策劃的實質有一個深度和廣度的理解。質量目標的再分解策劃,沒有固定的模式。既可以按組織提供服務在一年中的時間段(業(yè)務季節(jié))進行再分解策劃,也可按服務類別或顧客類別進行分類再分解策劃;在制造業(yè)中,組織可按提供產(chǎn)品的規(guī)格進行分類再分解策劃。再分解策劃方式雖不同,其實質是一樣的,都是通過系統(tǒng)、科學的細化,達到實現(xiàn)總目標的目的。
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