眾所周知，ISO9001:1994標準的框架主要是針對規(guī)模較大的組織設(shè)計的，有20個要素需完整承諾，而這對規(guī)模較小、組織結(jié)構(gòu)簡單的組織就難以適用，這也是將ISO9001改版為ISO9001：2000標準的原因之一。但是，在ISO9001：2000標準的應(yīng)用中，筆者見到許多貫徹標準組織往往延續(xù)著ISO9001：1994的思路，沒有透徹地考慮過程方法的應(yīng)用和過程的增值要求，過于關(guān)注“符合性”，而忽視了“有效性”和“適宜性”，造成了為提供符合標準要求的證據(jù)，刻意制造冗余的記錄，導致為記錄而記錄，不但對貫徹標準的組織運營沒有明顯的增值，反而變成了一種負擔。
　　以合同評審為例，貫徹標準組織應(yīng)采用適合于組織運作模式的適當方式進行，以達到合同評審的目的。
　　通常，合同評審依據(jù)組織規(guī)模、生產(chǎn)銷售方式或服務(wù)模式及對象的不同，大致有如下幾種方式：
　　召開會議集中評審
　　這種方式適用于規(guī)模較大、部門較多、部門接口復雜、產(chǎn)品更新頻繁的組織，如集團運作模式的公司，這些集團公司通常一份合同會涉及集團各子公司，如不集中各子公司相關(guān)人員對技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、檢驗?zāi)芰?、物料供?yīng)等相關(guān)環(huán)節(jié)和因素進行評審，往往會導致合同評審的不全面。例如，筆者見到的某生產(chǎn)自行車的集團公司，每周召開各相關(guān)公司和部門負責人會議，對本周接到的訂單進行評審，評審的內(nèi)容涉及貨期、規(guī)格、采購單價、進口國的檢驗標準等，既保證了部門溝通的充分性，又提高了采購的透明度。這樣的評審會議不但不會對該集團的工作造成額外負擔，而且是一種過程監(jiān)控的好辦法。
　　會簽評審記錄
　　這種方式適用于產(chǎn)品工序多、產(chǎn)品工藝穩(wěn)定、各部門管理相對獨立的組織。通常由業(yè)務(wù)部門將顧客的要求轉(zhuǎn)化為企業(yè)要求后，按照一定的流轉(zhuǎn)順序逐個部門地征求意見。這種方法的好處是靈活度較高，不會因為某個環(huán)節(jié)影響評審進度。例如，筆者見到的某生產(chǎn)不銹鋼表帶的公司，從原料投產(chǎn)至成品包裝，需經(jīng)18個部門、50多道工序，若采用會議評審的方式，不但牽扯的部門和人數(shù)較多，而且不易召集齊全，這勢必會影響評審時機，而采用會簽評審記錄表的方式則可有效地避免這些問題。這種方式也同樣適用于已引入ERP系統(tǒng)的企業(yè)，只要在軟件中設(shè)定相關(guān)部門如銷售、采購、倉儲、生產(chǎn)等部門的審批權(quán)限及最后確認人，并在文件中進行規(guī)定，就可以將授權(quán)確認人的確認結(jié)果視為合同評審的記錄。
　　授權(quán)人簽字確認
　　這種方式適用于規(guī)模小、產(chǎn)品單一、產(chǎn)品工藝成熟的組織，特別是來料加工企業(yè)，相同的產(chǎn)品已經(jīng)做了幾年甚至十幾年，技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、檢驗?zāi)芰驯蛔C明能夠滿足客戶要求，與產(chǎn)品有關(guān)的要求只剩下確認貨期。這種情況下，如果在相關(guān)文件中有所規(guī)定，則可將授權(quán)人直接簽字視為合同評審結(jié)果的證據(jù)。
　　其他方式
　　在接受顧客口頭表達的產(chǎn)品要求時，對顧客的要求加以確認，也是一種適當?shù)暮贤u審方式，這種方式適用于餐飲服務(wù)業(yè)和電話訂貨的組織。此外，如網(wǎng)上銷售，評審的方式可用對產(chǎn)品目錄的內(nèi)容、產(chǎn)品廣告的內(nèi)容進行評審，以達到合同評審目的。
　　ISO9001:2000標準的條款7.2.2“與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審”規(guī)定：評審結(jié)果及評審所引起的措施的記錄應(yīng)予保持。也就是說，只要能證明是否接收了合同，是否需要進一步就產(chǎn)品要求與顧客溝通，以及為了完成該項合同應(yīng)采取的措施等，就已經(jīng)滿足標準的要求了。至于評審的過程如何控制，應(yīng)以符合組織自身的規(guī)定為準。過程復雜的可以建立合同評審程序文件，過程簡單的在質(zhì)量手冊中表述清楚就可以了。并非所有組織都一定要建立合同評審控制程序、填寫合同評審記錄表，才能為進行合同評審提供證據(jù)。
　　因此，采用何種方式進行合同評審，應(yīng)根據(jù)組織所提供的產(chǎn)品以及合同評審的復雜程度來決定采用一種或幾種的組合。只要達到“符合性”、“有效性”就應(yīng)給予貫徹標準組織更多的“適宜性”，而不必拘泥于某一種方式。
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